Polityka prywatności

Polityka Prywatności VITANAS GROUP Sp. z o.o.

Data ostatniej aktualizacji: 1 października 2025 r.

 

  1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest VITANAS GROUP Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie (00-680), ul. Poznańska 21 / 48, 00-685 Warszawa, Polska, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0001066984 / NIP 7011172300/ Regon 526823071.

Kontakt w sprawach związanych z danymi osobowymi: rodo@vitanas.pl

 

  1. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Cel przetwarzania

Podstawa prawna (RODO)

Obsługa formularzy kontaktowych i rekrutacyjnych, udzielanie odpowiedzi, przedstawienie ofert pracy

art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy); w zakresie danych dodatkowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)

Realizacja zawartych umów

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Prowadzenie rozliczeń, obsługi reklamacji i dochodzenia roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)

Prowadzenie działań marketingowych (np. newsletter), jeśli wyrażono zgodę

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Analiza działania strony internetowej i statystyk (z użyciem cookies i narzędzi analitycznych)

art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora); w przypadku marketingowych cookies – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Nagrywanie rozmów telefonicznych w celach dowodowych, jakościowych i szkoleniowych

art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora)

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

 

  1. Kategorie danych

W zależności od celu przetwarzamy m.in.:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu),
  • dane rekrutacyjne (doświadczenie, dyspozycyjność, preferencje, oczekiwania finansowe),
  • dane przekazane w korespondencji lub formularzach,
  • dane głosowe i identyfikacyjne z nagrań rozmów (numer telefonu, data, godzina, czas rozmowy),
  • podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, cookies).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wskazanych celów.

 

  1. Źródła danych

Dane uzyskujemy:

  • bezpośrednio od osób, których dotyczą (formularze, korespondencja, rozmowy telefoniczne),
  • od partnerów współpracujących w procesach rekrutacyjnych (w zakresie dopuszczonym prawem),
  • z plików cookies i narzędzi analitycznych – wyłącznie w zakresie dozwolonym przez wyrażoną zgodę.

 

  1. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane:

  • podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi IT, hostingu, obsługi wirtualnej centrali telefonicznej,
  • dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych (w zakresie wynikającym z wyrażonych zgód),
  • doradcom prawnym, księgowym, kurierom, organom publicznym – w zakresie wymaganym przepisami prawa,
  • zaufanym kontrahentom i partnerom w ramach realizacji współpracy lub świadczonych usług – wyłącznie w zakresie niezbędnym do tych celów.

Jeżeli dane byłyby przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), zapewnimy odpowiednie podstawy prawne i środki ochrony wymagane przez RODO.

 

  1. Nagrywanie rozmów telefonicznych
  • Nagrywamy wszystkie rozmowy telefoniczne przychodzące i wychodzące.
  • Nagrania służą poprawie jakości obsługi, celom dowodowym oraz rozpatrywaniu ewentualnych roszczeń.
  • Przechowujemy nagrania przez 90 dni, a w razie trwających sporów lub postępowań – do czasu ich zakończenia.
  • Każdy rozmówca jest informowany na początku połączenia o fakcie nagrywania.
  • Osoby, których głos został nagrany, mają prawo żądać dostępu do nagrania, jego usunięcia lub ograniczenia przetwarzania – w granicach przewidzianych prawem.

 

  1. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dotyczy to w szczególności:

  • danych rekrutacyjnych – maksymalnie 12 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji lub do czasu cofnięcia zgody,
  • danych kontraktowych – przez okres obowiązywania umowy oraz wynikający z przepisów prawa (np. podatkowego, rachunkowego),
  • danych marketingowych – do czasu wycofania zgody,
  • danych z cookies – zgodnie z okresem wskazanym w panelu CookieBot lub w ustawieniach przeglądarki.

 

  1. Pliki cookies i technologie podobne
  • Strona korzysta z plików cookies dla prawidłowego działania, analizy ruchu i działań marketingowych.
  • Używamy CookieBot, który umożliwia użytkownikowi wybór kategorii cookies (niezbędne, preferencyjne, statystyczne, marketingowe) oraz zmianę zgód w dowolnym momencie.
  • Szczegółowe informacje o stosowanych cookies i ich czasie przechowywania są dostępne w panelu CookieBot.
  • Użytkownik może kontrolować cookies także poprzez ustawienia swojej przeglądarki.

 

  1. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych do innego administratora,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

W celu skorzystania z przysługujących praw można się skontaktować: rodo@vitanas.pl

 

  1. Bezpieczeństwo danych

Dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych, stosując odpowiednie środki organizacyjne i – stosownie do potrzeb – techniczne, aby ograniczyć ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia, utraty lub nieautoryzowanego dostępu.

 

  1. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych.
O istotnych zmianach poinformujemy poprzez ogłoszenie na stronie internetowej lub – w przypadku posiadania kontaktu – drogą e-mailową.
Data aktualizacji dokumentu znajduje się na górze.